QM im WTTV

Der Weg zu mehr Qualität ist lang und nie zu Ende…

2009 bis 2019 – 10 Jahre konsequenter Arbeit an der Verbesserung der Arbeit im WTTV

 

Am 28. April 2009 wurden die Verbandsvertreter bei einer ständigen Konferenz der Verbände in Duisburg (Wedau) über das Pilotprojekt „Qualitätsmanagement im Fachverband“ informiert.

Bereits am 15. Mai, am Vorabend der Beiratssitzung in Paderborn, beschloss der Vorstand einstimmig die Bewerbung um die Teilnahme. Am 9. Juni wurde der WTTV in einem per Losentscheid fixierten Verfahren ausgewählt, denn im Anschluss an die genannte Informationsveranstaltung hatten sich 11 Fachverbände und 9 Stadt- oder Kreissportbünde frist- und formgerecht beworben, von denen jeweils fünf Bewerber für dieses – gemeinsame – Pilotprojekt ausgewählt wurden. Heute wissen wir, dass die Entscheidung des Vorstands goldrichtig war und wir tatsächlich das große Los gezogen haben, weil die Art, wie wir heute arbeiten, ohne die Teilnahme an diesem Projekt nicht möglich gewesen wäre.

Schon am 26./27. Juni 2009 fand in der Willi-Weyer-Schule in Hachen die Auftakt („Kick-off“) -Veranstaltung dieses bis zum Ende des Jahres 2011 geplanten Pilotprojektes statt. Für den WTTV nahmen daran Helmut Joosten, Volker Bouvain, Michael Keil und Norbert Weyers teil. Mit dieser quantitativ und qualitativ hochwertigen Besetzung, die auch bis zum Ende durchgehalten wurde, war der WTTV in diesem Projekt sehr auffällig.

Im Rahmen dieser Veranstaltung wurden alle Pilotprojekt-Teilnehmer (u. a.) danach befragt, was ihre wichtigste Stärke darstellt und was sie für ihre größte Schwäche halten, wobei jeweils lediglich eine einzige Antwort erlaubt war. Die Statements des WTTV lauteten: „Wettkampforganisation“ sowie „fehlende Konzepte und Visionen“.

Auf die – bei maximal zwei möglichen Antworten gestellte – Frage „Was sind Ihre Ziele für dieses Pilotprojekt?“ gaben wir zu Protokoll:

  • Wir formulieren ein Leitbild und verfolgen es im Konsens!
  • Wir steigern die Effizienz in allen Gremien und Abläufen!

Der Nutzen dieses Pilotprojektes soll sich in den Verbänden insbesondere bemerkbar machen durch

  • Existenzsicherung durch Kundenzufriedenheit
  • Nachweis von Kosten für bestimmte Leistungen und Qualitätsstandards
  • effektive Nutzung materieller und personeller Ressourcen
  • Erkennen von Qualitätsunterschieden
  • Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation

Die Projektleitung des LSB NRW hat sich zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems für eine Orientierung an dem E(uropean)F(oundation)-for-Q(uality)M(anangement)-Modell entschieden.

Wesentlich für die spätere konkrete Arbeit im Projekt waren die Selbstbewertungsphase und dann natürlich vor allem die Arbeit an Verbesserungsprojekten, die wir in der letzten Ausgabe von “Tischtennis West” mit Namen, Kurzbeschreibung, Zielen und vorgesehenen Ergebnissen vorgestellt haben und deren komplette Dokumentationen Sie in den Downloads finden.

Um den zukünftigen Herausforderungen eines systematischen Qualitätsmanagements gewachsen zu sein, war und ist es erforderlich, dass im WTTV insgesamt ein einheitliches System der Qualitätssicherung und -verbesserung gilt, damit die verschiedenen Arbeitsbereiche die gleichen Arbeitsinstrumentarien einsetzen. So werden sowohl Qualitätsvergleiche der einzelnen Bereiche möglich als auch eine Aussage über die Leistungsfähigkeit des WTTV als Gesamtorganisation.

Ziel des Qualitätsmanagements im WTTV ist es deshalb, „exzellente“ Arbeit anzustreben, gute Ergebnisse effektiv und effizient zu erreichen und Qualität systematisch zu managen und zu verbessern.

Auf diesem Weg haben wir bereits eine nicht unerhebliche Strecke absolviert, aber die Arbeit wird sich fortsetzen. Wir hatten auch nicht mit allen Projekten durchschlagenden Erfolg. Aber das Prinzip des EFQM-Modells bedeutet, dass man sich spiralförmig in einem dauernden Verbesserungsprozess befindet. Dabei legten wir für 2010 unter Mitwirkung der LSB-Projektleitung zunächst folgende Projekte auf:

Folgende Projekte für 2011 ergaben sich zwangläufig:

Die Delegierten des außerordentlichen Verbandstages im November 2011 erhielten die Dokumentationen der vorgenannten Projekte in gedruckter Form. Im Dezember 2011 unterzogen wir uns erstmals der Validierung durch die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) und erhielten das Zertifikat nach EFQM. Bei dieser Validierung konnten wir viel Lob für unsere Arbeit ernten. Für das Präsidium war es keine Frage, dass wir den Weg weitergehen, weshalb für 2012 folgende Projekt in Angriff genommen wurden:

  • Durchführung von Regionalkonferenzen zur Implementierung der Ergebnisse aus dem LSB-Pilotprojekt ‚Qualität im Sport‘ auf Kreis- und Bezirksebene
  • Selbstverständnis der Sportentwicklung im WTTV: Analyse, Bewertung und Perspektiventwicklung von Projekten, Maßnahmen und Fortbildungen
  • Ressortbildung in den Ausschüssen für Vereinsentwicklung und Verbandskommunikation

Die Projekte für 2013 ergaben sich wiederum zwangsläufig:

  • Relaunch der Internet-Auftritte des WTTV (www.wttv.de, www.wttv-lehre.de, www.wttv-netzwerk.de, www.wttv.click-tt.de)
  • Vorbereitungen zur Ergreifung von Maßnahmen im Rahmen der Sportentwicklung
  • Junges Ehrenamt unter dem Motto ‚Jung trifft Alt’: Miteinander reden – voneinander lernen

 

 

2013 traf im Walsumer Brauhaus Jung auf Alt und beleuchtete in lebhafter Diskussion viele zukunftsweisende Aspekte

 

Im Februar 2014 unterzogen wir uns, übrigens als einziger Teilnehmer des LSB-Pilotprojektes der Jahre 2010/11, erneut der Validierung durch die DGQ. Erneut konnten wir viel Lob seitens des Validators ernten. Darüber hinaus erhielten wir eine Reihe konkreter Hinweise, wie wir unsere Arbeit noch zielgerichteter angehen können. Diesen Aufgaben wollen wir uns stellen und sie in unseren neuen Projekten realisieren.

Inzwischen konnten wir unsere Arbeit eine völlig überraschend kommende Ehrung entgegennehmen (s. Bericht unten). Diese ist natürlich erst recht Ansporn zu weiteren Anstrengungen.

Die neuen Projekte befassten sich im Laufe des Jahres 2014 mit Themen, von denen sich das erste und dritte unten genannte Projekt insbesondere aus dem Vorgängerprojekt „Junges Ehrenamt” ergaben. Dort war nämlich gefordert worden, dass sowohl in Bezirken und Kreisen als auch in den Vereinen einiges für die Kompetenzerweiterung von Mitarbeitern getan werden müsse. Das zweite bearbeitet ein akutes Problemfeld.

Das dritte Projekt war auf zwei Jahre angelegt und wurde 2015 abgeschlossen. Das erste fand 2015 seine Fortsetzung, um die Zusammenarbeit zwischen den Ebenen (Verband, Bezirke, Kreise) zu stärken. Dazu wird es am 27 August 2016 einen weiteren großen Workshop geben. Außerdem wurde 2015 ein weiteres Projekt begonnen, das eine deutliche Veränderung der Öffentlichkeitsarbeit im WTTV anstrebt. Dieses soll Mitte 2016 abgeschlossen werden.

Zwei weitere Großprojekte nehmen 2016 erneut die Vereinsentwicklungsthemen auf.

  • Informationsveranstaltungen für Vereine
  • Mitarbeitergewinnung in Vereinen

Eine Projektübersicht vermittelt einen Eindruck über die Zusammenhänge aller durchgeführten Projekte.

Im Jahr 2016 kam es zu einem Bruch, da ein Assessment mit der Stiftung Ludwig-Erhard-Preis zwar nicht vom Ergebnis her, aber vom Verlauf her sehr enttäuschend war. Das Präsidium hat daher beschlossen, aus dem Verfahren auszusteigen. Das bedeutet aber keinen Ausstieg aus der Arbeitsweise. Bedingt durch Personalprobleme im 2. Halbjahr 2016 und 1. Halbjahr 2017, brachte das Präsidium zusammen mit hauptamtlichen Mitarbeitern erst im September 2017 diverse neue Vorhaben auf den Weg. Auch über diese wird es umfangreiche Informationen und mindestens die Darstellung der Ergebnisse geben. Im Einzelnen geht es um folgende Vorhaben:

  • Veränderungen in der Satzung
  • Zusammenarbeit mit Kreis- und Stadtsportbünden
  • Aufwertung des Ehrenamtes im WTTV
  • Neuausrichtung/Nachhaltiger Aufbau eines stabilen, aktiven und zukunftsfähigen Juniorteams
  • Angebotsprofile schärfen
  • Trainerbild
  • Neue Instrumente in der Schulung und Qualifizierung von Funktionsträgern auf allen Ebenen des WTTV (Dieses wurde im September 2018 auf „Angebotsprofile“ und „Qualifizierungsoffensive“ aufgeteilt.)
  • Qualifizierungsoffensive 2019
  • Qualifizierung und Fortbildung von Mitwirkenden im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit
  • Suche und Qualifizierung von Vereinsmitarbeitern im Schulsport
  • Ausbau und Förderung der Kindergarten-Projekte des WTTV
  • Integration durch Sport im WTTV
  • Jedermann-Veranstaltungen für neue und ehemalige Tischtennis-Sportler
  • Verbesserung der technischen Infrastruktur (Hardware und Devices) und der Software der hauptamtlichen und ehrenamtlichen Mitarbeiter auf (allen) Verbandsebene(n) und in der Geschäftsstelle

Spielberechtigte

Vereine

Kreise in 5 Bezirken

Fünf Sterne für den WTTV

Verleihung des Ludwig-Erhard-Preises in Berlin

 

Das macht den Westdeutschen Tischtennis-Verband (und sicher auch seine Mitgliedsvereine und Aktiven) zu Recht stolz: Bei der Verleihung des Ludwig-Erhard-Preises 2014 in Berlin wurde der WTTV mit der Urkunde der höchsten Exzellenz-Stufe (5 Sterne) ausgezeichnet. Präsident Helmut Joosten und Stellvertreter Ralf Bonen waren von der Güte und dem Rang der Auszeichnung überrascht, hatten sie doch eigentlich mit einer deutlich geringeren Anerkennung der Bemühungen für den WTTV um sein Qualitätsmanagement gerechnet.

Auf der Bühne des Kultur- und Veranstaltungszentrums Radial V, auf der sich anlässlich dieser jährlich durchgeführten Veranstaltung sonst eher renommierte Unternehmer und Vertreter der Wirtschaft „die Klinke in die Hand geben”, wurde nun mit „unserem” Verband erstmals eine Organisation aus dem Bereich des Sportes ausgezeichnet. Staatssekretär Uwe Beckmeyer übergab die Urkunden an die Preisträger im 25. Jahr dieses Wettbewerbs, und „mitten drin” war in diesem Jahr der Westdeutsche Tischtennis-Verband. Ein echtes Novum!

 

Strahlende Gesichter bei der Verleihung der Urkunde für den WTTV

 

Bei der Veranstaltung in Berlin wurde auch ein Vierteljahrhundert „Excellence für Deutschland” gefeiert. „Durch die Auslobung des Wettbewerbs um den Ludwig-Erhard-Preis haben sich gut 500 deutsche Unternehmen und Organisationen aufgemacht, um zu zeigen, was „Made in Germany” bedeutet: Sie stehen für gute Ideen, nachhaltige Qualität sowie eine hohe Umsetzungsstärke aus Deutschland”, meinte Ariane Derks, Geschäftsführerin der Standortinitiative „Deutschland – Land der Ideen”.
Und da stand „Tischtennis aus NRW” Ende November nun im Rampenlicht. Bei der Begrüßung begann der zweite Satz der Moderatorin Ursula Heller mit „Von Tischtennis bis…”. Bei der eigentlichen Ehrung eröffnete sie mit den Worten „Und jetzt etwas ganz Außergewöhnliches…”. Das Außergewöhnliche war nämlich die Tatsache, dass der WTTV keine Wirtschaftsorganisation ist und erstmalig überhaupt hier eine Sportorganisation vertreten war.

Und dann gab es aus der Hand des Staatssekretärs im Wirtschaftsministerium, Uwe Beckmeyer, tatsächlich die Urkunde für den WTTV für die angegebene höchste Exzellenz-Stufe mit fünf Sternen. „Offensichtlich müssen wir mächtig überzeugt haben”, ist Präsident Joosten von der Qualität des WTTV-Auftritts überzeugt.

Zur Erinnerung: EFQM ist eine Management-Methode, an und nach der seit 2009/2010 im Verband gearbeitet wird und mit dessen Hilfe die Führungskräfte des Verbandes ihre Organisation „voranbringen”. Arbeitsfelder dabei sind z.B. Führung, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit oder Arbeitsprozesse. Ausnahmslos also Punkte, die von grundlegender Bedeutung sind. Aber ist der WTTV ein wirtschaftlich handelndes Unternehmen? Natürlich ist er das auch, neben seiner Rolle als Sportverband. Insbesondere bei einem Etat von 1,6 Mio. EUR/Jahr ist es unabdingbar, dass der Verband auf professionelle, also firmenähnliche Weise geführt wird.

Ein Blick zurück: Präsident Joosten stellte vor rund fünf Jahren fest, dass der Verband damals nicht mehr „zukunftsfähig” aufgestellt sei. Das war schließlich die Initialzündung für die Etablierung und Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems. Schnell wurde erkannt, dass das Thema „EFQM” als langfristige Management-Methode sehr gut auch für eine Non-Profit-Organisation wie den WTTV anwendbar ist und ihn sogar im Rahmen dieses Wettbewerbes vergleichbar macht mit Unternehmen wie „BMW”, „Bosch-Rexroth” und anderen führenden deutschen Wirtschaftsunternehmen.

Das Besondere an der Arbeit des WTTV im Vergleich zu den ausgezeichneten Konzernen und Betrieben ist aber, dass der größte Teil der Arbeit im und mit dem Qualitätsmanagement auf ehrenamtlicher Basis geleistet wurde und zukünftig auch weiterhin wird.

Regelmäßig wird der Verband von einem externen Auditor auf „Herz und Nieren” geprüft und dabei die Realisierung der Grundsätze des EQFM-Systems gecheckt. Dabei wird bei der Prüfung oft der „Finger in die Wunde gelegt” und klar und deutlich auf Optimierungspotentiale hingewiesen. Aber genau darin liegt die Chance für den Verband, sich kontinuierlich zu verbessern.

„Hierin stecken tausende von Stunden ehrenamtlicher Arbeit”, weist Ralf Bonen auf das große Engagement der Mitarbeitenden auf allen Ebenen hin. „Diese Tatsache lässt die Schlussfolgerung zu, dass es sich um ein erfolgreich vorgelebtes Beispiel, ganz im Sinne von Best Practice, handelt”, führt der stellvertretende Präsident weiter aus.

„Bei den anschließenden Gesprächen in Berlin konnten wir seitens vieler Teilnehmer vor allem viel Anerkennung für die Tatsache ernten, dass wir die Dinge weitgehend mit ehrenamtlicher Arbeit schaffen. Einen gewissen Stolz muss man da nicht verbergen”, resümierte ein bewegter WTTV-Präsident Joosten.

Kein Zweifel: Dieser graue Novembertag in der Bundeshauptstadt wird ein weiterer Meilenstein in der Historie des WTTV und seinem Weg zu einer qualitativ hochwertigen Verbandsarbeit sein.

 

Staatssekretär im Wirtschaftsministerium, Uwe Beckmeyer (links), Helmut Joosten, Ralf Bonen und der Vorsitzenden der Initiative Ludwig-Erhard-Preis, Thomas Kraus (v.l.)

 

 

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